Guide d'usage

1. Démarrer

À la création, votre copropriété est un espace vierge. Vous arrivez sur le Tableau de bord : il rassemble le cerveau IA, la jauge d'apprentissage, l'activité en direct et vos indicateurs clés (budget, impayés, énergie, incidents).

2. Inviter le conseil & les résidents

Dans le Back office → Utilisateurs, créez les comptes un par un et attribuez un rôle (Résident, Conseil syndical, Syndic, Admin). Vous générez un identifiant + mot de passe temporaire ; l'invitation n'est jamais envoyée automatiquement — vous gardez la main.

Les résidents accèdent à un espace simplifié (annuaire, annonces, sondages, messagerie) ; ils ne voient jamais les données sensibles (finances, comptes, mails, IA).

3. Mails & documents (RAG)

Le module Mails & Documents IA est le cœur de la connaissance. Trois façons d'alimenter l'IA :

1. Importer PDF / .eml : glissez plusieurs fichiers d'un coup (jusqu'à 80 Mo).
2. Coller un mail : copiez-collez le texte d'un e-mail.
3. Synchroniser Gmail : branchez la boîte du syndic (Back office → API & IA), la synchronisation est ensuite automatique.

L'IA classe chaque document par dossier, le résume, détecte s'il appelle un vote, et l'indexe pour la recherche. Posez ensuite une question en langage naturel (« où en est la fuite parking ? ») : la réponse s'appuie sur tous vos documents.

4. Lancer les Analyses IA

Le module Analyses IA propose 4 analyses « killer ». Cliquez « Lancer l'analyse » sur une carte :

• Analyse AG ultra-précise — décisions votées, suivi décidé ↔ réalisé, points non appliqués.
• Radar échéances & légal — contrats arrivant à terme, préavis, obligations légales à vérifier.
• Factures ↔ contrats — dépassements, doubles facturations, économies.
• Contrôle comptable — postes en dépassement, écarts, impayés.

Chaque analyse produit un rapport et crée des cartes Kanban d'action. Rien n'est envoyé par mail : tout est proposé, vous validez.

5. Finances & comptes

Dans Finances : suivez budget, appels de fonds par tantièmes, encaissements et impayés ; lancez l'analyse financière IA et le rapprochement bancaire.

Dans Comptes & analyse : déposez la balance / le grand livre / les factures (export Atrium). L'IA extrait les écritures, compare vos exercices (2024/2025/2026) et établit une projection.

6. Énergie

Importez vos relevés (CSV) ou saisissez-les. Le module suit la consommation de gaz et la température de chaudière, surveille le prix du gaz, et l'IA génère un plan d'action (le conseil valide). Exemple réel : contrat Synelva, −44 108 €/an estimés.

7. Assemblées & votes

Préparez une AG (convocation, ordre du jour), gérez la présence & les pouvoirs, le calcul des majorités par tantièmes, et générez le procès-verbal assisté par l'IA. Le module Votes gère les résolutions du conseil entre deux AG.

8. L'apprentissage de l'IA

La jauge d'apprentissage (accueil + Back office → Apprentissage) mesure la maturité de l'IA : plus vous l'alimentez (mails, comptes, contrats, analyses), plus elle est précise. Vous y trouvez :

• Progression : la courbe du score dans le temps.
• Reprise par thème : relancez un domaine (Mails/RAG, Comptes, Veille…) et consultez ses journaux.
• Erreurs à corriger : chaque erreur se corrige en automatique (l'IA relance) ou vous la prenez en charge — human-in-the-loop.

9. Assistant Telegram + voix

Reliez le bot Telegram (Back office → API & IA). Il répond à vos questions sur la copropriété, à l'écrit comme à la voix, et vous envoie des récapitulatifs. Les actions sensibles passent par une approbation (vous cliquez « approuver »).

10. Rôles & confidentialité

Quatre rôles : Résident, Conseil syndical, Syndic, Admin. Les modules sensibles (finances, comptes, mails, IA, fournisseurs) sont réservés au conseil/syndic et invisibles aux résidents. L'IA tourne en local : vos données restent en France (RGPD).